built[t]o optimize


Als erfahrenes Büro für Prozessoptimierung von Bauprojekten erhielt die built[t] gmbh den Auftrag, für den Bauträger Max und Moritz Quartier Friedrichshain GmbH eine Prozessanalyse durchzuführen.

Die Max und Moritz Quartier Friedrichshain GmbH  entwickelt als Bauträger in Berlin zwei Wohnhochhäuser mit angrenzenden Fußbauten,  in dem 400 Wohnungen auf 70.000 m²/BGF errichtet werden.

Davon werden ca. 200 Wohneinheiten plus Gewerbeanteile als Eigentum veräußert und weitere 200 Wohneinheiten mit Gewerbeanteil an institutionelle Anleger global  verkauft und zur Vermietung vorgesehen.

Das Ziel der Prozessanalyse:

Erhalt der schlanken Managementstruktur des Auftraggebers bei maximaler Kontrolle.

Die Herangehensweise erfolgte auf Grundlage des Lean Managements

Es galt und gilt die Zusammenhänge  der Planung mit den Zeitpläne der Ausführung zu erfassen und die Auswirkungen von Änderungen sowohl für den Vertrieb wie auch für die Ausführenden zu erkennen und transparent werden zu lassen.

Insbesondere mussten die verschiedenen Werkzeuge und Arbeitsweisen der Beteiligten unter dem Blickwinkel einer möglichen Vereinheitlichung betrachtet werden.

Die klassischen Lösungen in der internen Organisation des Bauträgers sind personalintensiv und fehlerbehaftet, da oft die notwendige Kommunikation aus den äußeren Quellen zu den Beteiligten verspätet oder fehlerhaft erfolgt. Neben erheblichem Kostenrisiken, entstehen durch Fehler und Schuldzuweisung auch  hohe Unzufriedenheit die einem erfolgreichen Projekt grundsätzlich entgegenstehen.

Um dies zu vermeiden verfolgen wir folgende Schritte:

Es war zunächst notwendig die Projektstruktur zu analysieren und in Folge die beteiligten Fachplaner, ausführende Firmen und den Vertrieb mit den einzelnen Prozessen und Workflows zu erfassen und in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Partnern darzustellen.

Die verschiedenen Aufgabenstellungen innerhalb des Projekts wurden erfasst und gemeinsam mit den Beteiligten wurden die Prioritäten festgelegt.

Aus den mit dem Auftraggeber ermittelten Grundlagen werden die verschiedenen Workflows abgebildet. Anschließend wurde untersucht inwieweit Verknüpfungen realisiert und systematisiert werden können.

Auf Grundlage dieser Analyse wurde die Arbeitsweise und die notwendige Inhaltstiefe für den Vertriebs, die Qualitätskontrolle, die Termin - und  Leistungsfeststellung gemeinsam definiert und die jeweiligen Parameter festgelegt.

Hierdurch konnte die Terminplantiefe mit der Kostenberechnung abgestimmt werden.

Aus der Terminplantiefe ergaben sich die Vorgaben für den Vertrieb und den zulässigen Qualitätsänderungen in Ihrer zeitlichen Abhängigkeit des Baufortschritts.

Damit waren die Grundlagen geschaffen diese Vorgänge in algorithmische Eigenschaften zu übersetzen. Es konnte anschließend ein  vereinheitlichtes, digitales Werkzeug entwickelt werden, welches sich in die einzelnen Workflows fügt und automatisch die bestehenden Verknüpfungen erkennt und bedient.

Die systematisierten Änderungen aus dem Vertrieb werden automatisch abgeglichen mit den Vorgaben aus den Vertragsterminen, parallel erfolgt eine verortete digital erfasste Leistungsfeststellung und Terminkotrolle vor Ort, in der automatisch die Verknüpfung abbildet werden. Gleichzeitig wird geprüft ob abweichend zu den vereinbarten Beginnterminen bereits Leistungen erbracht wurden.

Die vereinbarten Änderungen aus dem Vertrieb werden  automatisch in der Qualitätskontrolle , Kosten- und Leistungskontrolle übernommen und ebenfalls an das ausführende Unternehmen weitergeleitet. Die Erfassung erfolgen mit demselben digitalen Tool gesteuert über eine Datenbank.

Offline wie online und damit unabhängig von Funkverbindungen.

Das Ergebnis ist ein auf den gesamten Prozess abgestimmtes, individuelles inHouse-Tool, mit einem kostensparendes Management durch einen schlanken Prozess und zusätzlich erhält der Auftraggeber eine vollständige digitale Dokumentation, sodass späteren Informationsverlusten ebenfalls vorgebeugt wird.